Inhaltsverzeichnis

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Inhaltsverzeichnisi

Ziel des Buches: Professionelles Bid Management1

Teil I: Die Gestaltung der erfolgreichen Bid-Management-Organisation_ 9

1          Die professionelle Bid-Management-Organisation mit flexiblem Rollenmodell17

1.1       Die typischen Aufgaben und Rollen im Bid Management17

1.1.1      Die Rolle des Proposal Managers oder des Bid Managers20

1.1.2      Die Rolle des Vertriebs23

1.1.3      Der Rolle des Bid oder Proposal Supports (Bid- oder Proposal-Support-Office)25

1.1.4      Die Rolle des Opportunity Boards26

1.1.5      Die Rolle des Projektleiters (Project Manager)26

1.1.6      Die Rolle des Fachspezialisten (Subject Matter Expert, SME)28

1.1.7      Die Rolle des Pricing Managers28

1.1.8      Die Rolle des Vertragsmanagers (Contract Manager)29

1.1.9      Die Rolle der Qualitätssicherung (QS)30

1.1.10    Die Rolle des Compliance Managers31

1.1.11    Die Rolle des Finanzmanagers (Finance Manager)31

1.1.12    Weitere mögliche Rollen. 32

1.2       Die organisatorische Ausgestaltung des Bid Managements im Unternehmen. 33

1.2.1      Temporäres oder festes Bid Management?33

1.2.2      Die »atmende« Bid-Management-Organisation. 34

1.2.3      Die Verankerung des Bid Managements im Unternehmen. 36

1.2.4      Dezentral aufgestellt, aber zentral geführt40

1.2.5      Offshoring oder Nearshoring. 41

1.2.6      Der Einsatz externer Berater oder »Bid Manager on Demand«. 42

2          Entscheidend: ein gut ausgebildetes Bid-Team_ 46

2.1       Aus- und Fortbildung für Proposal Manager47

2.1.1      Anforderungen an Proposal Manager: »Superman«. 47

2.1.2      Zentrale Aus- und Fortbildungsthemen für Proposal Manager48

2.1.3      Leistungsausweis für Proposal Manager: die APMP-Zertifizierung. 49

2.2       Aus- und Fortbildung für die anderen Bid-Team-Mitglieder51

3          Ein maßgeschneiderter Prozess53

3.1       Mehr als nur die internen Freigabeprozesse. 54

3.2       Professionelle Integration in die Prozesslandschaft des Unternehmens60

4          »Wettkampfkultur«63

5          Die richtigen Werkzeuge_ 64

Teil II: Die Kundenseite systematisch verstehen_ 67

1          Vom Bedürfnis bis zum Auftrag: der lange Weg des Entscheidungsprozesses 71

1.1       Am Anfang steht immer das Bedürfnis72

1.2       Vom Bedürfnis zum Bedarf: der Wunsch nach Veränderung erwacht77

1.3       Vom Bedarf zur Nachfrage: Jetzt wird’s konkret79

1.4       Endlich: der Kaufentscheid. 80

2         Das Buying Center: die Menschen hinter der Auftragsvergabe_ 82

2.1       Der Anwender (User)84

2.2       Der Fachexperte (Technical Buyer)85

2.3       Das Management (Abzeichner, Economic Buyer, Approver)86

2.4       Der Einkäufer (Procurement, Purchasing, Sourcing)87

2.5       Der externe Berater89

2.6      Weitere Rollen. 90

3         Wie Kunden Angebote bewerten_ 91

3.1       Der Auswertungsprozess bei Ausschreibungen: jedes Mal anders94

3.2       Zentrale Mechanik: Tabellen, Kriterien und Punkte. 97

3.3       Die Auswertungsbrille des Kunden. 100

3.3.1      Grundlage: einfache Lesbarkeit102

3.3.2      Erfüllen Sie die Pflicht und die Kür: von Compliance und Responsiveness

103

Teil III: Das BidMaster-Framework™_ 107

1          Die Angebotsvorbereitung: vor dem Eingang der Ausschreibung oder der Angebotsanfrage_ 113

1.1       Mit Vorarbeiten wertvolle Zeit gewinnen. 114

1.2       Die vier typischen Bereiche für Vorarbeiten. 117

2          Die Ausschreibung ist eingetroffen: Los geht’s!118

3          Die Ausschreibungs- bzw. Anfrageanalyse_ 120

3.1      Nehmen Sie das Kernteam in die Pflicht122

3.2      Das heilige Dutzend: Analysieren Sie die zwölf Kernpunkte. 123

3.3       Klären Sie die offenen Fragen und nutzen Sie die Fragerunde. 129

4          Die Qualifizierung oder Bid-/No-Bid-Entscheidung131

4.1       Nutzen Sie die Sechs Magischen Fragen. 136

4.2       Qualifizierung ist Chefsache: das Opportunity Board. 138

4.3       Wenn Sie nein sagen, sagen Sie es richtig!141

5          Angebotsstrategie und -planung142

5.1       Ihr Team-Setup: Stellen Sie Ihr gesamtes Bid-Team zusammen. 144

5.2       Definieren Sie die optimale Dokumentstruktur145

5.3       Die Angebotsplanung: Planen Sie den Angebotsprozess von hinten her153

5.4       Bestimmen Sie den Zielpreis161

5.5       Entwickeln Sie die vier Säulen Ihrer Angebotsstrategie. 165

5.6       Entwerfen Sie die Storyline. 171

5.7       Definieren Sie die Business-Case-Struktur172

5.8       Entwerfen Sie das Executive Summary. 173

5.9       Stellen Sie für das Team eine gemeinsame Dateiablage bereit174

5.10     Bereiten Sie das Kick-off-Meeting gründlich vor175

6          Fachliche Inhalts- und Lösungsentwicklung178

7          Storyline-Finalisierung und erster Dokumententwurf180

8          Kosten- und Risikokalkulation_ 181

9          Text und Grafik184

9.1       Entwickeln Sie Bilder vor dem Text185

9.2       Schreiben Sie Ihren Text unter Beachtung der Sieben Goldenen Stilrichtlinien. 186

9.3       Lassen Sie alle Dokumente systematisch Korrektur lesen oder lektorieren. 186

9.4       Achten Sie auf eine korrekte (Mikro-)Typografie. 188

9.4.1      Die wichtigsten Typografieregeln für Angebotsschreiber188

9.4.2      Andere Länder, andere (Schreib-)Sitten. 198

9.5       Nutzen Sie eine professionelle Dokumentvorlage. 200

9.5.1      Textgestaltung. 202

9.5.2      Seitengestaltung (Layout)204

9.6       Planen, steuern und kontrollieren Sie mögliche Übersetzungen gründlich. 209

10       Finalisierung des Business Case_ 211

11       Der Red Team Review (finaler Dokument-Review)216

12       Die Business-Case-Freigabe_ 219

13       Die Angebotsfinalisierung (Drucken, Binden, Lochen, Ordner, PDF-Erstellung, Verpackung usw.)221

13.1    Schlussformatierung und elektronische Produktion. 224

13.2     Die physische Produktion. 228

14       Die Angebotsabgabe_ 235

15       Nach der Abgabe_ 240

15.1     Halten Sie sich bereit für Nachforderungen und Klärungen. 241

15.2     Nutzen Sie die Angebotspräsentation als vertrauensbildende Maßnahme. 241

15.3    Lassen Sie sich durch die BAFO-Runde nicht unter Druck setzen. 247

15.4     Verhandeln Sie clever, nicht hart248

16       Die Pflege der Kundenbeziehung und das Lobbying während des Angebotsprozesses254

17       Partnermanagement257

18       Logistik261

19       Das effiziente Management des Angebotsprozesses262

20       Lessons Learnt: Verbessern Sie sich systematisch_ 266

21       Party Time!269

Teil IV: Die Entwicklung einer überzeugenden Story (Storyline-Methodik™)271

1         Die Kunden- und Bedürfnisanalyse_ 275

2          Die Entwicklung von Kernbotschaften_ 276

3          Die Aufbau eines Message Trees288

4          Die Entwicklung von überzeugendem Angebotsinhalt 297

4.1       Entwickeln Sie Bilder VOR dem Text297

4.2       Grundregeln für die Textentwicklung: zwei Grundsätze, Sieben Goldene Stilrichtlinien und ein paar Tricks314

4.2.2      Grundsatz 1: Nutzen Sie von Anfang an die Sprache des Kunden. 314

4.2.3      Grundsatz 2: Der Nutzen steht im Zentrum. 315

4.2.4      Sieben Goldene Stilrichtlinien. 315

4.2.5      Bleiben Sie positiv!320

4.2.6      Ghosting. 320

4.2.7      Wiederholen Sie Ihre Botschaften: Steter Tropfen höhlt den Stein

. 322

Teil V: Die typischen Elemente des Angebotsdokuments325

1         Der Begleitbrief327

2          Das Executive Summary329

3         Vision, Ziele und Anforderungen des Kunden: Wir haben verstanden!337

4          Lösungsbeschreibung (»Unser Angebot«)338

5          Erfahrung und Fähigkeiten_ 341

6          Kommerzielle oder kaufmännische Angaben_ 343

7          Über den Anbieter345

8         Nächste Schritte_ 347

9          Anhänge und Verzeichnisse_ 348

9.1       Referenzen. 350

9.2       Lebensläufe. 351

9.3       Verzeichnisse. 354

Teil VI: Ausschreibungsarten und die Konsequenzen für das Bid Management357

1          Der Beauty Contest359

2          Tabellenausschreibungen_ 360

3          Spontanangebote_ 362

4          Öffentliche Ausschreibungen_ 363

5          Grant Writing365

6          Konzessionsbewerbungen und Lizenzapplikationen

_ 366

Teil VII: Dies und Das369

1          Lokale Unterschiede_ 371

2          Branchenunterschiede_ 373

3          Risikomanagement 375

4          Bid Management Controlling379

5          APMP (Association of Proposal Management Professionals)383

6          Angebote von KMUs und mittelständischen Unternehmen_ 385

7          Wissensmanagement und Informationsbeschaffung386

8          Bidding unter Zeitdruck388

9          Textbausteine (Boilerplate)391

10       Sizzle

_ 392

Anhang393

Anhang A: Glossar
395

Anhang B: Das APMP-Zertifizierungsprogramm_ 421

Anhang C: Literaturempfehlungen_ 431

Anhang D: Musterdokumente_ 433

D.1      Begleitbrief434

D.2      Deckblatt435

D.3      Executive Summary. 436

D.4      Absagebrief (No-Bid)439

D.5      Antrag auf Fristverlängerung (nicht-öffentlicher Auftraggeber)440

D.6      Muster Risikoanalyse. 441

Anhang E: Checklisten_ 443

E.1      Checkliste Ausschreibungs- bzw. Anfrageanalyse (Das Heilige Dutzend)444

E.2      Checkliste Qualifizierung (Sechs Magische Fragen)445

E.3      Checkliste Kick-off-Vorbereitung. 446

E.4      Checkliste Angebotsplanung. 447

E.5      Checkliste Dokumentfinalisierung. 448

E.6      Checkliste Produktion. 449

E.7      Checkliste Vor der Abgabe. 450

E.8      Sieben Goldene Stilrichtlinien. 451

Anhang F: Online-Tools und andere Links453

Stichwortverzeichnis455